W biznesie wideokonferencje stały się niemal z dnia na dzień kluczowym narzędziem do komunikacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Nic dziwnego, ze umiejętność posługiwania się platformami do webinariów to obecnie must have w świecie ogarniętym epidemią koronawirusa, w którym niejednokrotnie działamy w zespołach rozproszonych. Ta forma porozumiewania się na odległość z wykorzystaniem obrazu i dźwięku może również z powodzeniem zastąpić tradycyjne eventy. Co zrobić, aby dostarczały podobnych emocji co spotkania na żywo?
W połowie marca w związku z zaistniałą sytuacją epidemiczną kraju zostaliśmy zmuszeni działać w wirtualnym świecie na niewyobrażalnie dużo większą skalę niż było to praktykowane wcześniej. Wszędzie tam, gdzie to możliwe wdrożona została praca zdalna, ale bardzo szybko okazało się, że porozumiewanie się za pomocą telefonu jest niewystarczające. Na szczęście tęsknotę za spotkaniami z ludźmi z krwi i kości, wypełniły wideospotkania, które dostarczają znacznie więcej bodźców niż sam ton i tempo głosu… Nawet „chrząknięcie” może oznaczać milion różnych rzeczy, których nie jesteśmy w stanie zidentyfikować bez spojrzenia na mimikę twarzy czy gesty rąk drugiej osoby. Rzecz jasna, wideokonferencje będą inaczej skonfigurowane dla potrzeb spotkań wewnątrzfirmowych niż eventowych. Co warto wiedzieć?
Po pierwsze – technika
W trakcie biurowych spotkań w wersji online każdy z uczestników powinien mieć włączony mikrofon i kamerę, gdyż możliwość swobodnej wypowiedzi i zobaczenia współpracowników pozytywnie wpłynie na budowanie relacji w zespole. Dzięki temu praca będzie przebiegać w sposób płynny i skoordynowany. Ten patent nie sprawdzi się już jednak w przypadku realizacji webinariów, eventów czy spotkań z prasą. Mają one bowiem charakter wystąpień, a większość ich uczestników pozycjonuje się w roli słuchaczy (nie każdy może mieć ochotę pokazywać swój wizerunek w dużym, często nieznanym gronie, choćby w obawie przed oceną czy w wyniku przeświadczenia o ochronie własnej prywatności w Internecie). Wszelkie szmery będą utrudniać odbiór treści, dlatego głośniki gości powinny być wyciszone. Do zadawania pytań doskonale sprawdzi się w tym wypadku czat (wiadomości można wysłać nie tylko do wglądu wszystkich uczestników, lecz także prywatnie do konkretnej osoby, np. aby dyskretnie zgłosić problemy techniczne).
Ponadto wydelegowany pracownik firmy powinien pełnić rolę moderatora, który ma uprawnienia wpuszczania gości do pokoju spotkania (chcemy przecież, aby były obecne tylko osoby uprawnione), a w razie konieczności blokowania i odblokowywanie poszczególnych członków (powinien także usuwać z komunikatora spam). Oczywiście, warto przetestować różne narzędzia dedykowane do prowadzenia wideokonferencji i wybrać te, które najlepiej spełnią nasze oczekiwania. Dobrze, żeby były dość intuicyjne i powszechne, jak chociażby ZOOM, wówczas unikniemy problemów związanych z nieznajomością programu przez uczestników.
Po drugie – prezencja
Ogromną zaletą spotkań online jest fakt, że mogą zgromadzić dużo więcej osób niż to byłoby niejednokrotnie możliwe w warunkach tradycyjnych, biurowych czy konferencyjnych. Każdy, niezależnie od miejsca zamieszkania, ma bowiem równy dostęp do wirtualnego pokoju, nawet z własnego, wygodnego fotela w domu. To zatem rozwiązanie bardzo powszechne i wygodne, a więc szkoda byłoby nie korzystać z jego potencjału. Przekonał się o tym doskonale Związek POiD, realizując przy wsparciu AVEEX, konferencję prasową dla dziennikarzy inaugurującą nowy program społeczny pod egidą organizacji: „WYMIANA STOLARKI + DOBRY MONTAŻ”. Wzięło w niej udział niemal 100 osób, co jest rekordowym wynikiem w przypadku tego typu spotkań.
Należy jednak pamiętać, że przekaz wideo na odległość rządzi się swoimi prawami i jeśli je zlekceważymy, możemy na wizji wypaść nienaturalnie. Osoba prowadząca konferencję powinna patrzeć jak najczęściej w „oko” kamery, dzięki temu słuchacze poczują, że nawiązuje z nimi kontakt wzrokowy, a więc łatwiej będzie zdobyć ich sympatię. Warto popracować również nad dykcją – nikt nie lubi domyślać się jakie słowo zostało użyte. Trzeba ponadto mówić energicznie, ale nie za szybko, aby uczestnicy spotkania mogli nas bez problemu zrozumieć. Ogromne znaczenie ma też odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie w studio, w którym prowadzimy transmisję. Opłaca się także zadbać o wirtualne tło dla prowadzących, dzięki któremu przekaz będzie wyglądał na jeszcze bardziej profesjonalny (co więcej, outfit prowadzącego nie może się z nim „zlewać”). Nic nie szkodzi także na przeszkodzie, aby aktywizować publiczność – zachęcać do zadawania pytań na czacie – w ten sposób unikniemy też monotonii monologu. Czas to pieniądz – uwaga odbiorców jest na wagę złota, a możemy ją skupić tylko na ograniczony czas, dlatego prezentacja powinna być możliwie najbardziej zwięzła.
Działy marketingu każdej firmy, której zależy na ekspansji rynkowej, powinny opanować do perfekcji wybrane narzędzie do prowadzenia wideokonferencji bądź korzystać ze wsparcia zewnętrznych podmiotów w tym zakresie. Może się przydać w wielu sytuacjach biznesowych. Wszystko wskazuje na to, że stanie się jesienią wiodącym sposobem komunikacji z otoczeniem biznesowym – tym bliższym i dalszym, w wersji mikro i makro. Tradycyjne eventy mogą na chwilę odejść w niepamięć w związku z obostrzeniami rządowymi, dlatego warto mieć „COŚ” w zastępstwie w zanadrzu, co mamy oswojone, abyśmy w takim formacie czuli się swobodnie. W ten sposób możemy przecież zgromadzić ogromną widownię.
Ekspert: Marcin Wojciechowski
